Toen ik voor het eerst contact kreeg met Jeroen, een zorgaanbieder, was hij eerlijk: ‘we beginnen altijd te laat met aanbestedingen en lopen zo contracten bij gemeenten mis’. Iedere keer neemt hij zich voor om eerder te beginnen, maar het lukt hem niet. Hij vertelde over de chaos die vervolgens ontstond. Deadlines waren krap, documenten bleken incompleet en er was nooit tijd om het verhaal écht goed neer te zetten. Het gevolg? Gemiste kansen en veel stress.  

Na de zoveelste mislukte inschrijving besloot Jeroen dat het anders moest. Hij benaderde mij voor advies om  succesvol in te schrijven.

Wat ging er mis?

Jeroen startte vaak pas weken na de publicatie van een aanbesteding. Het lezen van de stukken stelde hij uit, er was geen duidelijke planning, de deadline om eventuele vragen te stellen was voorbij én hij betrok het team pas in de laatste tien dagen erbij. Dit zorgde voor veel spanning en fouten. Teksten gaven geen antwoord op de vraag en ze waren niet SMART. Ook ontbraken bijlages of ontbrak de rechtsgeldige handtekening. 

Aanpak    

We zijn gestart met een training op maat voor zijn team om hen onder meer bewust te maken van het belang van tijdig starten van een goede analyse, een strategie én hoe je winnende teksten schrijft. Daarna heb ik samen met Jeroen een aanpak op maat opgesteld:  

1. Snelle start: zodra een aanbesteding gepubliceerd is, lezen Jeroen en zijn team de stukken en maken we samen een planning.  

2. Analyse en strategie: door op tijd te beginnen, nemen we de tijd om de vraag achter de vraag te doorgronden en bepalen we dé onderscheidende aanpak.  

3. Teamwork en feedback: iedereen kent zijn rol is. Door ruimte te houden voor feedbackrondes en het vierogen-principe, leveren we een complete en foutloze inschrijving in.  

Resultaat   

Sinds Jeroen mij heeft ingeschakeld, verloopt het inschrijfproces soepel. Hij ervaart nu minder stress en haalt de contracten binnen. Op tijd beginnen geeft ruimte voor kwaliteit en zorgt ervoor dat zijn organisatie met een professioneel verhaal voor de dag komt.  

Rol als adviseur 

Ik help Jeroen door een actielijst te maken, hem te ondersteunen bij analyse en strategie, door de voortgang te bewaken én met het schrijven en tegenlezen van de teksten. In nauwe samenwerking maken we van een last-minute stressproject een gecontroleerde en succesvolle inschrijving.  

Wil je ook het verschil maken bij aanbestedingen? Neem gerust contact op. Samen zorgen we ervoor dat jij voortaan stressvrij én succesvol bent.